Organisation événement entreprise – Le guide complet

Organiser un événement d’entreprise est bien plus qu’une simple réunion ou une fête. C’est une occasion de rassembler les membres de votre équipe ou de renforcer les liens avec vos clients et partenaires, et de mettre en valeur l’image de votre entreprise.

En tant que traiteur événementiel, nous comprenons l’importance de chaque détail pour faire de votre événement un succès mémorable.  🎉

Dans ce guide, nous allons vous fournir un plan étape par étape pour bien gérer l’organisation d’un événement entreprise réussi, en mettant l’accent sur l’organisation, la logistique et la satisfaction des invités.

8 étapes pour l’organisation d’un événement d’entreprise

Même si vous optez pour une agence évènementielle et un traiteur pour entreprises, ces 8 étapes sont importantes à suivre pour assurer la réussite de votre événement. Il s’agit des préparations en amont telles que la définition des objectifs et du budget, ainsi que le choix du lieu, la promotion de l’événement et même le suivi post-événement.

Définir les objectifs et la cible de l’événement

Avant de plonger dans les détails de la planification, il est essentiel de définir clairement les objectifs et les cibles de votre événement. 

Que vous organisiez une soirée pour vos employés, une conférence pour vos partenaires ou vos clients, comprendre ce que vous souhaitez réaliser vous aidera à guider toutes les décisions ultérieures.

Pourquoi organiser cet événement ?

Avant toute chose, déterminez pourquoi vous organisez cet événement. Voulez-vous motiver vos employés, renforcer les relations avec les clients, lancer un nouveau produit ou service, ou simplement célébrer une étape importante pour votre entreprise ?

• Augmenter la notoriété de votre marque ?
• Convaincre des investisseurs ?
• Améliorer la cohésion d’équipe ?
• Fidéliser des clients ?
• Communiquer sur un lancement de produit ?

Chaque objectif aura un impact sur la façon dont vous planifiez et exécutez l’événement, il est donc primordial de bien définir votre objectif en amont.

Quels sont les résultats attendus ?

Maintenant que vous connaissez votre objectif, définissez clairement les résultats que vous souhaitez réaliser. 

Il peut s’agir d’objectifs quantitatifs, tels que le nombre de nouveaux prospects générés ou le chiffre d’affaires additionnel attendu, ou d’objectifs qualitatifs, comme renforcer la cohésion d’équipe ou améliorer la satisfaction client. 

Avoir des objectifs clairs vous permettra d’évaluer le succès de l’événement une fois qu’il sera terminé.

Qui est concerné ?

Impliquez toutes les parties prenantes concernées par l’événement, qu’il s’agisse des dirigeants de l’entreprise, des membres de l’équipe marketing, des clients clés ou des employés. Leurs perspectives peuvent vous aider à affiner les objectifs de l’événement et à vous assurer que vous répondez aux besoins et aux attentes de chacun.

En définissant soigneusement les objectifs de votre événement dès le départ, vous aurez une base solide sur laquelle baser toutes vos décisions de planification. 

Cela vous aidera à orienter efficacement le reste du processus et à maximiser les chances de succès de votre événement d’entreprise.

Établir un budget

Vous devez maintenant vous pencher sur un sujet épineux : le budget alloué. Ce dernier peut grandement varier selon si vous organisez un événement interne ou externe.

L’organisation d’un événement d’entreprise implique plusieurs dépenses potentielles à prendre en compte pour établir un budget réaliste. Voici une liste non exhaustive des dépenses courantes :

• Location du lieu : Coût de la location de la salle ou de l’espace pour l’événement.
• Traiteur pour entreprise : Frais de restauration, y compris les repas, les boissons, etc.
• Personnel : Coût des employés pour l’installation, le service, la sécurité, etc.
• Communication et promotion : Budget alloué à la publicité, aux invitations, etc. (cela peut évidemment grandement varié selon un événement interne ou externe)
• Équipement technique : Location de matériel audiovisuel, éclairage, sonorisation, écrans, etc.
• Décoration : Dépenses liées à la décoration de l’événement, y compris les fleurs, les centres de table, les éléments de branding, etc.
• Services professionnels : Honoraires des prestataires externes tels que les planificateurs d’événements, les photographes, les vidéastes, etc.
• Assurance : Coût de l’assurance pour couvrir les éventuels risques et incidents pendant l’événement.
• Fournitures de bureau et matériel : Achats de fournitures diverses, badges, documents imprimés, etc.
• Cadeaux et souvenirs : Budget pour les cadeaux d’invités, les prix, les goodies, etc.

Une fois les objectifs définis, établissez un budget réaliste à l’aide d’un Excel. Cela vous aidera à déterminer quels aspects de l’événement vous pouvez vous permettre de prioriser et où vous devrez peut-être faire des compromis. 

N’oubliez pas d’inclure une marge de manœuvre pour les imprévus. 😉

Et pour vous enlever déjà une belle épine du pied, confiez l’organisation du buffet et de la décoration de ce dernier à nos équipes, en tant que traiteur évènementiel professionnel, notre équipe s’occupe de tout : décoration, personnel, équipement et l’animation culinaire. 👍

Choisir une date et un lieu

La disponibilité de la date et du lieu peut être un facteur limitant, alors commencez par fixer une date qui convient à la majorité de vos invités. Ce serait dommage d’organiser un événement si peu de monde peut y assister, non ? 😅

• Consultez le calendrier de l’entreprise : Vérifiez les périodes chargées ou les dates à éviter en raison d’autres événements internes tels que les réunions importantes, les congés annuels, les périodes de clôture financière, etc.
• Enquête auprès des participants potentiels : Utilisez des sondages ou des enquêtes pour recueillir les disponibilités des participants principaux et choisir une date qui convienne à la majorité.
• Évitez les jours fériés et les vacances : Évitez de planifier l’événement pendant les jours fériés nationaux ou les périodes de vacances où les gens pourraient être absents ou avoir d’autres engagements.
• Connaître les saisons et les conditions météorologiques : Si votre événement comporte des activités extérieures, assurez-vous de choisir une date qui correspond à une saison appropriée et à des conditions météorologiques favorables.
• Considérez les événements concurrents : Évitez les dates qui coïncident avec des événements concurrents dans votre secteur ou votre région qui pourraient diviser l’attention de votre public cible.
• Planifiez à l’avance : Choisissez une date suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de planifier et de réserver leur présence, mais évitez de laisser trop de temps entre l’annonce de l’événement et sa tenue.
• Sélectionner le meilleur jour de la semaine : Évaluez les avantages et les inconvénients des différents jours de la semaine en fonction du type d’événement et du profil des participants. Les événements en semaine peuvent convenir aux professionnels, tandis que les événements le week-end peuvent attirer un public plus diversifié.
• Saisonnalité de l’industrie : Tenez compte des cycles saisonniers de votre industrie ou de votre marché pour choisir une date qui corresponde à des périodes propices aux affaires.
• Disponibilité des lieux et des fournisseurs : Assurez-vous que les lieux et les fournisseurs que vous souhaitez utiliser sont disponibles à la date choisie.

Maintenant que vous avez une idée plus précise de la date, sélectionnez un lieu qui correspond à la taille et au style de votre événement, en tenant compte de l’accès, des équipements et du budget.

Prenez en compte certains facteurs :

• Capacité
• Accessibilité
• Adaptabilité
• Services et équipements
• Atmosphère et style
• Budget
• Emplacement géographique
• Réputation et recommandations
• Flexibilité des dates

Et surtout prenez le temps de visiter les lieux en personne. 😉

Élaborer un plan logistique détaillé et déléguer intelligemment

Une fois la date et le lieu confirmés, élaborez un plan logistique détaillé. Cela inclut la coordination des fournisseurs, la gestion des inscriptions, la planification du transport, la réservation d’hébergement si nécessaire, et bien plus encore. 

Assurez-vous de tenir compte de tous les aspects pratiques pour garantir un déroulement fluide de l’événement.

Veillez à bien déléguer différentes parties à des prestataires ou employés pour faciliter la gestion.

Organisez tout ceci sur un document Excel, ou sur un logiciel de gestion de projet comme Monday par exemple.

Concevoir le programme de l’événement

Créez un programme détaillé qui tient compte des objectifs de l’événement et des besoins de vos invités. 

Prévoyez des temps dédiés aux discours, aux ateliers, aux activités de team building, ainsi qu’aux pauses pour les repas et les pauses café.

• Durée de chaque session : Évitez de surcharger le programme et laissez suffisamment de temps pour les pauses et les interactions informelles.
• Ordre chronologique : Organisez les sessions dans un ordre logique qui permet une progression naturelle et cohérente tout au long de l’événement.
• Gestion du temps : Élaborez un emploi du temps détaillé pour chaque session, en incluant les horaires de début et de fin, les pauses prévues, les transitions entre les sessions, etc.
• Variété et dynamisme : Intégrez une variété d’éléments dans le programme pour maintenir l’engagement et l’intérêt des participants.
• Incorporation de moments spéciaux : Prévoyez des moments spéciaux ou des temps forts dans le programme pour susciter l’enthousiasme et créer des souvenirs durables. Cela pourrait inclure des discours inspirants, des remises de prix, des démonstrations spectaculaires, etc.
• Flexibilité : Soyez prêt à ajuster le programme en temps réel en fonction des besoins et des réactions du public. Restez flexible pour répondre aux imprévus ou aux changements de dernière minute tout en maintenant le cap sur les objectifs de l’événement. Mieux vaut être en avance qu’en retard, alors laissez une certaine marge à chaque session. 😉

Personnaliser l’expérience culinaire

En tant que traiteur événementiel, nous connaissons l’importance de l’expérience culinaire dans la réussite d’un événement. 

Prendre en compte les préférences alimentaires

Si vous êtes du genre “viandard”, dites-vous tout de même que certains invités peuvent être végétariens ou musulmans, avec une nourriture Hallal.

Prévoir différentes options pour combler chaque invité est P.R.I.M.O.R.D.I.A.L.

TheBarCompany, le traiteur pour entreprise

Plus qu’un simple buffet, chez TheBarCompany nous préparons de véritables animations culinaires comme par exemple de la cuisine moléculaire, de la découpe de jambon ibérique ou même des machines à barbes à papa.

Avec nous, tout est compris : la restauration, le personnel, le matériel et bien sûr la délicieuse nourriture. 🤤

Travaillons ensemble pour concevoir un menu qui ravira les papilles de vos invités, en tenant compte des restrictions alimentaires.

Promouvoir l’événement

Organiser un événement c’est bien beau, mais il faut que les invités soient au rendez-vous ! La stratégie à adopter pour promouvoir l’événement dépendra de votre cible et de votre budget.

Événement en interne

Si c’est un événement en interne, ce sera bien évidemment moins onéreux et plus simple. Un email ou une invitation sur Slack à un événement Google Agenda et le tour est joué.

Événement externe

Utilisez une combinaison de canaux de communication, tels que les e-mails, les réseaux sociaux, les invitations papier et les annonces sur votre site Web, pour promouvoir votre événement et inciter les gens à y participer.  Selon l’envergure de votre événement, un communiqué de presse peut également être une des solutions.

Assurez-vous de mettre en avant les points forts de l’événement et les avantages de la participation.

Assurer le suivi post-événement et communiquer

Une fois l’événement terminé, ne négligez pas le suivi. Envoyez des remerciements aux participants, recueillez les commentaires et évaluez les résultats par rapport aux objectifs initiaux. Cela vous aidera à identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour vos événements futurs.

Communiquez également sur vos réseaux sociaux pour montrer à quel point l’événement était une réussite. (Pour ça, n’oubliez pas de prendre des photos le jour J 🤳)