Comment organiser un repas d’entreprise ?

Organiser un repas d’entreprise peut être un défi de taille, mais avec une planification minutieuse et quelques conseils pratiques, vous pouvez transformer cet événement en une expérience mémorable pour vos collègues ou clients.

Dans cet article, nous vous fournirons un guide complet pour organiser un repas d’entreprise réussi. 😉

Pour quelles occasions organiser un repas d’entreprise ?

Un repas d’entreprise peut être organisé pour diverses occasions, tant professionnelles que sociales. Voici quelques exemples :

• Célébrations de réussites et réalisations : Pour célébrer les objectifs atteints, les succès commerciaux, les anniversaires de l’entreprise, les lancements de produits réussis, etc.
• Réunions de fin d’année ou de début d’année : Pour faire le bilan de l’année écoulée, planifier les objectifs pour l’année à venir et renforcer la cohésion d’équipe.
• Accueil ou départ d’un employé : Pour souhaiter la bienvenue à un nouveau membre de l’équipe ou pour dire au revoir à un collègue qui part à la retraite ou change d’emploi.
• Séminaires et formations : Pour conclure une session de formation ou un séminaire professionnel en offrant un moment de détente et d’échange entre collègues.
• Team building : Pour renforcer la cohésion d’équipe, encourager la collaboration et améliorer les relations interpersonnelles au sein de l’entreprise.
• Fêtes de fin d’année : Pour célébrer les vacances de fin d’année et partager un moment convivial avant la période de congés.
• Rencontres avec des clients ou partenaires : Pour entretenir des relations professionnelles avec les clients, les fournisseurs ou les partenaires commerciaux autour d’un repas informel.
• Récompenses et reconnaissances : Pour récompenser les employés méritants, remettre des prix ou des reconnaissances pour leur travail exceptionnel.
• Lancements de projets ou de services : Pour marquer le début d’un nouveau projet ou le lancement d’un nouveau service au sein de l’entreprise.
• Réunions stratégiques : Pour favoriser les échanges informels et la discussion autour des stratégies commerciales, des objectifs à moyen ou long terme, etc.

5 étapes pour organiser un repas d’entreprise

Pour créer un bon repas en équipe ou avec des clients, pas de secret, il faut une bonne stratégie et une excellente organisation.

Définir les objectifs du repas

Pourquoi ce repas doit être organisé ? Quels sont les objectifs ?

Sortez un stylo et un bloc-notes et prenez quelques minutes pour définir plus précisément votre repas. Cela va vous permettre d’avoir les idées plus claires mais aussi d’éviter les erreurs.

Avec ces informations, vous allez pouvoir déterminer l’ambiance et le thème souhaités, ainsi que le lieu, etc. Ce qui sera utile pour aiguiller votre prestataire, vos employés et vous-mêmes.

Choisir le lieu et la date

Le lieu a une importance cruciale car il pourra drastiquement changer l’ambiance du repas. Assurez-vous aussi qu’il soit accessible et adapté à la taille de votre groupe, ce serait dommage de laisser des collaborateurs sur la terrasse. 😁

Soirée plutôt classe ou bien conviviale ? Optez pour des lieux originaux qui s’adaptent à vos besoins.

Évidemment, la date est également très importante et peut influer sur le succès du repas d’entreprise. 

Prenez en compte les disponibilités de l’ensemble des participants : périodes de vacances et emploi du temps professionnel. Avant d’organiser quoi que ce soit, il est important de demander les disponibilités de vos invités. (On y reviendra plus bas dans l’article)

Créer une ambiance

Créez une ambiance accueillante et professionnelle en choisissant un thème approprié pour votre repas d’entreprise. 

Que vous optiez pour un dîner formel ou un déjeuner décontracté, assurez-vous que l’ambiance reflète l’objectif de votre événement et les valeurs de votre entreprise.

Différents facteurs peuvent aider à créer une bonne ambiance : 

• Un lieu adapté (Chaleureux, Élégant, Surprenant …)
• Un repas original
• Un divertissement (Jeux, Animation culinaire, Musique …)

Sélectionner le menu

La sélection du menu est l’une des parties les plus importantes de l’organisation d’un repas d’entreprise. Mais quel casse-tête ! Comment puis-je sélectionner le menu idéal pour mes invités ?

Les services à l’assiette laissent de plus en plus place aux soirées avec animations culinaires et buffets. Ces événements ont l’avantage d’être conviviaux et ludiques.

Le principe est simple : un beau buffet soigneusement décoré avec tous les invités autour qui discutent et se servent quand ils le souhaitent tout en profitant d’animations de live-cooking telles que la cuisine moléculaire ou encore la découpe de jambon ibérique.

Soirée crêpes, buffet barbecue ou encore cocktail dinatoire en entreprise ? A vous de voir selon les objectifs de votre repas.

Choisir un menu varié pour satisfaire tous les goûts

Veillez à proposer une variété d’options pour satisfaire les différents goûts et préférences alimentaires de vos invités (végan, hallal, sans gluten..).

Si vous ne pouvez pas demander directement les préférences de vos invités, optez pour un menu varié sur un buffet, ce sera bien plus simple qu’un service à l’assiette (et plus convivial 😉).

Collaborer avec un traiteur professionnel peut vous aider à créer le repas d’entreprise adapté à votre événement.

Gérer les invitations

Utilisez des outils en ligne pour gérer facilement les invitations à votre repas d’entreprise. Créez une liste d’invités, envoyez des invitations personnalisées et suivez pour vous assurer que tout le monde est informé et prêt à participer à votre événement.

Selon le contexte, vous pouvez envoyer une invitation Google Agenda, un sondage sur Slack, un email avec RSVP (Répondez s’il vous plaît) ou encore une belle lettre par courrier avec un QR code, par exemple.

Bien choisir le prestataire

Mettre en place un repas d’entreprise demande beaucoup de temps et d’expertise, pour assurer la réussite de l’événement.

Lors de l’organisation d’un repas d’entreprise, le choix du prestataire est crucial pour garantir le succès de votre événement. Recherchez des traiteurs professionnels ayant une expérience avérée dans la gestion d’événements similaires. 

N’hésitez pas à regarder les évaluations sur Google et à visiter le site internet du traiteur d’entreprise pour vous faire une idée plus précise de ses valeurs, compétences et réalisations.

Considérez leur réputation, leurs références et leur capacité à personnaliser le menu en fonction de vos besoins spécifiques. En optant pour un prestataire fiable et compétent, vous pouvez être assuré que votre repas d’entreprise sera une expérience culinaire inoubliable pour vos invités.